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Text File  |  1991-09-26  |  3KB  |  64 lines
  1.                                  Overview:
  2.  
  3. Whenever  you enter a new record in the Client file, you will observe  that ì
  4. you  can enter a first name as well as a 'salutation.'  By  default  during ì
  5. data  entry,  the  'salutation' is the first name,  though  you  can  enter ì
  6. anything you wish into this field.  You could, for example, enter 'William' ì
  7. for first name and 'Bill' into the salutation field.
  8.  
  9.  
  10.                 First appearance of the 'salutation' field:
  11.  
  12. The  'salutation' field appears whenever you output data from this  program ì
  13. into a word processor using selection B on the Main Program Menu:
  14.  
  15.                         "B)  Import or Output data"
  16.  
  17. Let's  say that you have created a 'boilerplate' text in a  word  processor ì
  18. and  wish to use its MailMerge[TM]-style facilities.  The ability  in  this ì
  19. program  to distinguish between formal first names, such as  'Edward,'  and ì
  20. the actual manner in which the person is addressed, such as 'Ed,' will make ì
  21. your 'boilerplate' text read better and be more believable.
  22.  
  23.     
  24.                Second appearance of the 'salutation' field:
  25.  
  26. Whenever you use the Quick Memo [TM] feature in either a Client or Activity ì
  27. record,  the  program will examine the salutation and the first  name.   If ì
  28. different,  then the salutation is placed into the Quick Memo [TM] in  this ì
  29. form,  based on your selection in "Establish  or update system-wide  values ì
  30. for your company:"
  31.  
  32.  
  33. ===========================================================================
  34.                    Let's say the person's name is JOHN DOE.               |
  35. Your choices are:                                                         |
  36.                                                                           |
  37.        1 = 'Dear John:'
  38.        2=  'Dear Mr. Doe:
  39.        3=  'Dear Mr. John Doe:'
  40.        4=  'John:'
  41.        5=  ''       <============= left blank                             |
  42.                                                                           |
  43.                                                                           | 
  44. ===========================================================================
  45.  
  46.  
  47. If you wish to use the true first name without bringing the salutation into ì
  48. the  Quick Memo [TM], then observe this fourth option in  the  'system-wide ì
  49. values:"
  50.  
  51.  
  52. ===========================================================================
  53.          Inclusion/Omission of 'Salutation' field:                        |
  54.                                                                           |
  55. If turned On, the program places the salutation name from the Client record,èsuch as 'Bill,'  into the salutation field instead of the first name,
  56. such as 'William.
  57.  
  58. If turned Off, only the first name is placed into this field.
  59.                                                                           |
  60.        1 = Include 'Salutation' field                                     |
  61.        2=  Omit 'Salutation' field                                        |
  62. ===========================================================================
  63.  
  64.